Gerir um condomínio não é uma tarefa simples. Os síndicos precisam de muita atenção e cuidado, já que são responsáveis pela administração dos bens dos condôminos. Os obstáculos são inevitáveis, uma vez que o gestor está lidando com moradores, funcionários e fornecedores, todos indivíduos com interesses diferentes, e que, muitas vezes, entram em conflitos.

Uma das principais causas para estes desentendimentos é a comunicação interna, que pode causar mal-entendidos entre os envolvidos no cotidiano condominial. Porém, se bem trabalhada, ela pode ser uma grande aliada para uma gestão bem-sucedida, construindo um ambiente agradável e contribuindo para o diálogo entre todos.

• Assembleias condominiais: o momento da conversa ao vivo:

Elas são de grande importância, pois são os momentos em que os moradores podem se reunir para discutir o futuro do condomínio. Estes encontros, quando bem organizados e planejados, são um espaço para que todos possam expressar suas opiniões e dar sugestões de melhorias.

O síndico pode aproveitar este momento para conferir com os condôminos quais os melhores meios de comunicação entre si, que serão mais interessantes e úteis para todos.

Além disso, o gestor deve definir uma periodicidade para as assembleias, pois, ao fazê-lo, cada morador poderá se organizar com antecedência para participar e levar as questões mais importantes.

• Não deixe de usar a tecnologia a favor do condomínio:

Em nosso dia a dia, a tecnologia está extremamente presente. As redes sociais, por exemplo, estão na palma de nossas mãos, em nossos smartphones. Então, por que não aproveitá-las?

O síndico pode montar um grupo no WhatsApp ou Facebook, de acordo com a preferência da maioria, para facilitar a comunicação. Assim, ela será mais dinâmica e prática. Neste grupo, podem ser postados lembretes sobre datas de encontros, regras, mudanças, fazer pronunciamentos urgentes, entre outras.

Porém, é essencial que exista um moderador e regras no grupo, para que se evite outras confusões, assuntos polêmicos que não dizem respeito à rotina do condomínio, correntes e outras questões que podem atrapalhar a convivência.

• Os murais do condomínio não podem ser esquecidos:

Ainda que a tecnologia esteja presente e mereça receber sua devida atenção, também não podemos esquecer dos tradicionais murais dos condomínios. Eles devem ser instalados em pontos estratégicos de circulação dentro dos condomínios, como portões, hall de entrada e área de elevadores.

Os murais podem – e devem – ser aproveitados para a divulgação de notícias e outros conteúdos sobre o dia a dia do condomínio, como datas e fotos de eventos, pautas de assembleias, informações sobre o bairro ou cidade… as possibilidades são infinitas. Além disso, também podem ser utilizados para a divulgação de serviços prestados por moradores, prestigiando, assim, os que moram ali.

• A boa e velha caixa de sugestões também é uma opção:

Para aqueles que quiserem dar opiniões, sugestões ou fazer alguma crítica anonimamente, a caixa de sugestões é uma excelente saída. Assim, os que não se sentirem à vontade para falar pessoalmente terão suas ideias ouvidas.

A caixa pode ficar disponível na portaria do condomínio ou em alguma outra parte das áreas comuns, que tenha um constante movimento de moradores, estimulando a participação de todos.

• O seu condomínio já tem a sua própria Área do Cliente?

E, se sim, os condôminos já estão cientes e a utilizam?

Ainda se tratando da tecnologia, a Área do Cliente é uma excelente solução para facilitar a comunicação interna do condomínio, tornando-a ainda mais eficiente. Ela fica disponível no site da administradora, e, com um login e senha fornecidos, cada morador pode acessá-la.

Nela, os condôminos têm a seu dispor várias funções que tornam o dia a dia do condomínio mais tranquilo e organizado, como o mural de recados online, a agenda de eventos e manutenções, a agenda de reserva de áreas comuns e a emissão de 2ª via de boletos. Além disso, todos têm acesso aos documentos financeiros do condomínio, como recibos, extratos e balancetes, trazendo mais transparência e, consequentemente, confiança para a gestão vigente.

É essencial que o gestor tenha em mente que a comunicação é um ponto chave para uma boa convivência entre condôminos, gestores e colaboradores. Por isso, não deixe de investir e conscientizar a todos sobre a sua importância!