Um dos momentos mais importantes no dia a dia de um condomínio é a assembleia de moradores. É nela em que as principais questões são discutidas e as decisões são tomadas. Por isso, o registro desse momento é essencial para que o dia a dia do condomínio siga tranquilamente.
Para que as decisões tomadas na assembleia sejam válidas, a ata de reunião deve ser elaborada. Ela é o documento que comprova o que foi discutido nos encontros, possibilitando a consulta posterior para sanar possíveis dúvidas sobre quais condutas devem ser tomadas ou evitadas.
Vale ressaltar que a elaboração da ata de reunião não é uma tarefa exclusiva do síndico. Para tal, ele deve contar com a ajuda do secretário e do presidente. Apesar de ser muito importante, ela é um documento simples, cujo principal objetivo é esclarecer aos moradores, de maneira fácil, as decisões tomadas.
Separamos, aqui embaixo, algumas dicas de como redigi-la da melhor maneira possível. Confira:
- Por ser um documento formal, é recomendado que se evite o uso de abreviações. Assim, a comunicação é feita de maneira clara e direta, sem múltiplos sentidos ou interpretações.
- Também vale ressaltar que os números devem ser escritos por extenso, reduzindo, assim, a possibilidade de erros de leitura e alteração dos dados inicialmente escritos no documento.
- Uma ata de reunião também não deve ter rasuras, sejam riscos, rabiscos ou o uso de corretivo. Caso o redator cometa algum engano, ele deve fazer uma partícula retificadora, ou seja, se retratar no próprio texto, por extenso.
- Para evitar erros, o redator pode planejar o preenchimento da ata relacionando todos os pontos da pauta do evento. Ele não deve esquecer de incluir itens como o nome do condomínio, o tipo de reunião, data, hora, local do encontro, lista dos presentes, dados dos componentes que lideram a reunião, assuntos em debate, resultados de votações, relatórios de decisões tomadas e as assinaturas dos responsáveis pelo documento e pela presidência da reunião.
A ata de reunião pode ser preenchida por qualquer um dos presentes, mas é aconselhado que seja feita por um dos componentes da mesa ou pelo secretário da assembleia, previamente brifado sobre os pontos importantes. Geralmente, ela é redigida em um livro próprio do condomínio, onde constam os registros de todas as outras reuniões. Porém, atualmente, as atas de assembleias podem ser encontradas nas áreas dos clientes online.
