Para comprar um produto ou contratar um serviço para um condomínio, é importante que os gestores façam cotações de valores com diferentes fornecedores. Mas como elas devem ser feitas para garantir que a empresa contratada terá o melhor custo x benefício? Saiba como otimizar esse processo!
Na hora de selecionar as empresas que participarão das cotações, é importante observar alguns pontos. Procure pela empresa em diversos canais, como sites, Reclame Aqui e redes sociais. Nestes canais, ficam claras as avaliações de quem já utilizou seus serviços. Considerando as informações disponibilizadas, selecione algumas que se encaixam em seu perfil para fazer a cotação. Assim, caso alguma não atenda às exigências, você ainda terá outras opções disponíveis.
Para uma cotação bem-sucedida, é essencial descrever a solicitação com detalhes. Ao fazê-lo, o síndico evita diversos contratempos e mal-entendidos, além de reduzir o tempo de atendimento. Ao fazer a solicitação, coloque o máximo de detalhes possível do serviço necessário, de forma clara e objetiva. Também é importante definir um orçamento limite de custos, para ter uma ideia de qual será o valor gasto.
Ao passar as informações para as empresas, estipule uma data limite para receber os orçamentos. Caso sejam necessárias visitas técnicas, geralmente o prazo mínimo é de 2 semanas. Nestes casos, agende a visita e solicite as informações do profissional que fará o atendimento, como nome completo, RG e CPF. Aqui, o síndico pode – e deve – contar com a ajuda do zelador do condomínio, para que ele possa indicar quais são os problemas e guiar o avaliador.
Por fim, ao receber as cotações, analise-as com calma e não feche negócio baseado apenas pelos preços mais baixos. Verifique novamente as referências e avaliações da empresa e do produto. Ao escolher qual será responsável pelo serviço, redija um contrato com todos os itens indispensáveis e informe aos concorrentes sobre o fim do processo de cotações e orçamentos.
Seguindo estas etapas, o processo de cotações é muito mais simples e assertivo, evitando gastos desnecessários e garantindo um bom serviço prestado.
