Seguir o passo a passo dessa cartilha vai ampliar muito as chances de construir uma equipe de funcionários mais comprometidos

Como você recebe uma visita que chega à sua casa pela primeira vez? Dando atenção e sendo gentil, com certeza. E se essa pessoa for um novo funcionário do condomínio? Não passaria pela sua cabeça deixá-lo sem orientação, se sentindo perdido. Passaria?

Qual síndico ou encarregado diria para o novo porteiro: “Esta é a portaria e esses são os botões. Vista o uniforme e comece a trabalhar”. É o mesmo que dizer: “Se vira”. Seria impensável!

Dar boas-vindas ao novo colaborador é um momento importante para o condomínio. Ao ser apresentado aos colegas, receber suporte, orientação e ter espaço para tirar todas as dúvidas, ele vai se sentir parte daquele time. E um início bem amarrado é o primeiro passo para ter um funcionário de fato engajado.

“Ninguém se compromete com aquilo que não entende”, resume Rafael Thomé, presidente da Associação Brasileira das Administradoras de Imóveis (Abadi). Por isso, aplique o passo a passo desta cartilha de boas-vindas e engaje o novo funcionário do condomínio desde o primeiro dia!

Síndico encabeça as boas-vindas ao novo funcionário

Seja quem for o encarregado de fazer as honras da casa ao novo funcionário, e de que forma isso vai se desenrolar, o síndico sempre terá o principal olhar. Nas palavras de Ricardo Karpat, diretor da Gábor RH, ele é o cabeça do processo.

“O síndico é o responsável por tudo o que acontece dentro do condomínio, determina regras, fluxograma, faz a gestão. Por isso, cabe a ele desenhar como será o recebimento de um novo funcionário, ainda que delegue a outras pessoas”.

Administradora faz o papel de um departamento pessoal

Cabe à administradora contratada esclarecer todas as questões ligadas ao contrato e assuntos de DP — horário/jornada, intervalos, cartão de ponto/ponto eletrônico, dia de pagamento, holerite, férias, hora-extra, falta, procedimentos em caso de doença etc. Em resumo, as políticas do condomínio, os deveres e direitos.

Gerente predial ou zelador apresenta o condomínio

O processo de boas-vindas ocorre toda in loco. Normalmente, quem faz o papel do ‘anfitrião’ é o gerente predial. Em condomínios que não tenham esse profissional, a responsabilidade é passada para o zelador. Esse caso, conforme Karpat, pede o acompanhamento mais próximo da administradora ou do síndico.

Arrume a casa para receber o novo funcionário

Voltando ao exemplo da sua casa, é constrangedor receber um convidado com o ambiente todo bagunçado. Oferecer um café ou um copo d’água e nem saber onde ficam as coisas.

Por isso, antes de marcar o primeiro dia do novo funcionário, é fundamental estar com a ‘casa’, neste caso o condomínio, arrumada.

“Dê um passo atrás e tenha muito claro como funciona o condomínio, do que os moradores necessitam e o papel de cada funcionário dentro da equipe para que tudo isso funcione”, observa Thomé.

Uma apresentação de maneira simples e de fácil compreensão pode a organizar melhor a recepção e não deixar escapar detalhes importantes.

O presidente da Abadi sugere um Power Point com os principais tópicos:

A história do condomínio;

Quem são os fornecedores;

Como são os moradores e quais são as suas exigências;

Os problemas recorrentes;

Também pode incluir procedimentos que se tornaram comuns e fundamentais durante a pandemia;

Protocolos para delivery;

Protocolos de segurança contra covid;

Rito de boas-vindas

A síndica moradora Anna Maria Cáfaro, de São Paulo, faz questão de receber pessoalmente cada funcionário contratado. Em sua experiência de 18 anos à frente do condomínio, e com uma equipe de 80 profissionais envolvidos em gestão e manutenção, Anna criou uma cartilha própria, com alguns passos que considera essenciais para uma recepção eficiente.

“Essa organização é muito importante. O cumprimento de todas as etapas é fundamental para  a segurança e o bom desempenho de quem vai trabalhar pela primeira vez no condomínio. E o combinado não sai caro”, afirma a síndica. Confira!

Rito de Boas-vindas – Etapa 1: Apresentação do condomínio

Uma explicação de como funciona o condomínio, seguida de um tour pelas áreas comuns, sociais e técnicas:

Visita às instalações: Portaria/ Copa dos Funcionários/ Banheiro/ Vestiário / Sala de descanso/ Sala de material de limpeza. [aqui, entram as regras de convivência e uso]

Visita às áreas técnicas: Abrigo de gás/ Sala das bombas/ Centro de medição/ Barrilete/ Sala de segurança, para-raio etc.

Apresentação ao síndico, zelador, funcionários da portaria  (controladores de acesso, supervisores e folguistas) e demais colegas de equipe e outras áreas.

Conversa sobre Postura, Comportamento e Conduta.

“Temos alguns manuais impressos e digitais que entregamos ao novo funcionário, para que ele leia no transporte ou em casa”, conta a síndica.

DOWNLOAD 1: Baixe o modelo de Manual de Postura, Comportamento e Conduta para entregar ao funcionário 

Rito de Boas-vindas – Etapa 2: Treinamento

Essa etapa dura, pelo menos, sete dias. Mas pode durar até um mês, se a função exigir. No treinamento, o novo funcionário aprende a usar equipamentos, técnicas para desempenhar suas funções e a entender as rotinas. O treinamento deve ser feito pelo profissional da área, com a supervisão do zelador.

Também será feita a entrega dos equipamentos pessoais. Alguns exemplos:

Rádio comunicador

Uniforme diário (2 conjuntos) + blusa para inverno

Luva de borracha

Luva de malha

Avental de borracha

Botas de borracha

Capa de chuva

Óculos de proteção

Protetor auricular

Escudo protetor (Face Shield)

Contatos importantes

O colaborador vai receber a lista de contatos importantes que o auxiliem nas diversas situações do dia a dia. Entre eles:

Polícia

Samu

Bombeiros

Administradora

Supervisor

Empresa terceirizada de segurança

Manutenção

Outros contatos de emergência.

Perfil dos moradores

Quem são os moradores do condomínio?

Quais as principais exigências/necessidades?

Como devem ser tratados?

Apresentação do novo funcionário aos moradores

É importante que os condôminos saibam que um funcionário novo circulará dentro do condomínio. Quem é ele, o nome completo, sua função. Essas informações podem ser comunicadas por e-mail com foto, via whatsapp, com aviso nos elevadores, até pessoalmente. A forma fica a critério de cada condomínio. O principal é que todos conheçam o novo funcionário.

DOWNLOAD 2: Baixe o comunicado de contratação de novo funcionário 

Procedimentos de segurança

Cabe ao responsável pelo treinamento transmitir tudo o que o novo funcionário precisa saber para preservar a segurança do condomínio. É fundamental que as explicações sejam as mais claras possíveis e que qualquer dúvida sobre procedimentos seja esclarecida.

Funcionários terceirizados, como proceder?

Da mesma forma que os funcionários contratados recebem toda a orientação sobre a conduta dentro do condomínio — convivência com colegas e superiores, trato com moradores, e outros itens — os terceirizados também precisam passar pelo rito da integração.

Ainda que a empresa seja responsável pelo treinamento mais técnico, é fundamental que o funcionário terceirizado conheça as regras internas do condomínio e as pessoas com quem vai conviver. Tudo faz parte das boas-vindas.

Eleja um supervisor

Essa pessoa vai, de certa forma, apadrinhar o novo funcionário. “Alguém que possa orientá-lo, dar um conselho e um suporte, quando necessário. Vai ser o contato direto e, preferencialmente, um funcionário hierarquicamente superior”, explica o presidente da Abadi.

Mesmo sem estar envolvido diretamente no processo de boas-vindas e integração, o síndico pode organizar a agenda para receber esse colaborador um dia ou mais na semana. “Um encontro rápido para perguntar como foi o dia, o que está achando. Você vai receber as informações e corrigir pontualmente”, acrescenta.

Sempre com o objetivo principal de facilitar o processo de capacitar, treinar e empoderar.

No final, é sempre uma via de mão dupla. Assim como o condomínio escolhe o funcionário, ele também escolhe o condomínio onde quer trabalhar. E, se não se sentir bem, vai procurar outro emprego.

Fonte: Abadi